SaaS et sous-traitance, quelques bonnes pratiques

La sous-traitance dans un contrat SaaS pose des questions essentielles de responsabilité et de conformité. Un prestataire SaaS travaille rarement seul : il s’appuie souvent sur des sous-traitants pour l’hébergement, la maintenance ou la gestion des données. Encadrer correctement ces relations est essentiel. Un contrat n’incluant pas des clauses à ce sujet peut exposer un éditeur ou un client à des risques contractuels et juridiques

Deux types de sous-traitants en SaaS

Tous les sous-traitants ne sont pas équivalents en SaaS. Il faut distinguer :

Les sous-traitants spécifiques à un projet : engagés pour une mission précise, à la demande d’un client. Leur intervention nécessite généralement une approbation préalable du client. Ces prestataires entrent dans le cadre de la loi de 1975 sur la sous-traitance, impliquant une obligation de transparence et d’acceptation formelle par le client principal.
Les sous-traitants généralisés : prestataires utilisés pour l’ensemble des clients du SaaS (ex. : hébergeur cloud, prestataire de monitoring). Il est en pratique impossible d’obtenir une autorisation client pour chacun d’entre eux par chaque client, d’où l’existence d’un processus de notification.

Cette distinction impacte directement la rédaction des contrats.

Sous-traitance et données personnelles : une contrainte supplémentaire

Lorsqu’un sous-traitant traite des données personnelles, le RGPD prévoit des obligations spécifiques liée à la transmission de données entre l’éditeur SaaS et le sous-traitant. Cela implique :

Un encadrement contractuel strict via un accord de sous-traitance (DPA – Data Processing Agreement).
Une obligation d’information du client sur les sous-traitants ayant accès aux données.
Des mesures de sécurité adaptées pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données.

Un point critique : le refus d’un sous-traitant par un client ne doit pas bloquer l’ensemble du SaaS. Sans précautions, un client pourrait empêcher une migration globale en invoquant une objection, créant un risque juridique et opérationnel pour l’éditeur.

Encadrer les sous-traitants dans le contrat SaaS

Un SaaS repose sur un écosystème de prestataires. Le contrat doit :

Lister les sous-traitants critiques : les services essentiels (hébergement, sauvegarde, support), et les sous-traitants auxquels des données personnelles sont transférées doivent être identifiés.
Préciser la procédure de changement de sous-traitant : une simple notification avec ou sans possibilité d’objection.
Définir les engagements de sécurité et de conformité : le SaaS doit garantir que ses sous-traitants respectent le RGPD et les normes applicables.

Autorisation préalable ou simple notification ?

La question clé est l’autorisation du client. Pour un sous-traitant spécifique, le contrat peut exiger une approbation formelle. En revanche, pour un sous-traitant généralisé, l’autorisation spécifique préalable est irréaliste.

La pratique courante est la notification préalable – également appelée autorisation générale. Le client est informé du changement et dispose d’un délai pour exprimer une objection. S’il refuse le sous-traitant, il ne peut pas bloquer son intégration mais peut invoquer une clause de résiliation si celle-ci est prévue.

Une clause mal rédigée peut créer une insécurité juridique :

Si elle impose une autorisation pour tous les sous-traitants, elle bloque toute évolution technique du SaaS.
Si elle ne prévoit aucune transparence, le client perd tout contrôle sur l’externalisation des services.
Si elle ne précise pas les conséquences en cas d’objection, un seul client pourrait bloquer une migration critique pour tous les autres.

Conséquences d’un encadrement insuffisant au sein du contrat SaaS

Une gestion floue des sous-traitants peut entraîner :

Des litiges avec les clients refusant un sous-traitant non annoncé.
Des problèmes de conformité RGPD si les obligations de transparence et de sécurité ne sont pas respectées.
Une instabilité commerciale si un client utilise un changement de sous-traitant pour rompre son engagement.
Un risque opérationnel si un client peut bloquer une migration nécessaire à toute la base client.

Bonnes pratiques pour sécuriser vos contrats Sa

Prévoyez une liste de sous-traitants clés dans les annexes du contrat.
Mettez en place un mécanisme de notification pour les évolutions.
Fixez un délai d’objection raisonnable (ex. : 15 jours).
Encadrez le droit de résiliation en cas de désaccord.
Prévoyez une clause précisant que le refus d’un sous-traitant ne peut pas empêcher l’évolution du service pour l’ensemble des clients.

Conclusion

Un SaaS doit s’adapter, et la gestion des sous-traitants ne doit pas être un frein à son évolution. Un équilibre est à trouver entre flexibilité et sécurité des parties. Une clause bien rédigée assure la transparence avec le client sans compromettre la capacité d’innovation du SaaS.

Je peux vous aider à sécuriser vos contrats et éviter les pièges liés à la sous-traitance. Contactez-moi pour adapter vos clauses et garantir leur conformité.