La contractualisation amont du projet, un outil à intégrer aux process internes

La contractualisation est une phase clé de la mise en œuvre de tous vos projets faisant appel à des partenaires externes, que votre entreprise intervienne comme client, prestataire, ou fournisseur.

Trop de projets sont menés en ne tenant compte que des aspects opérationnels et économiques, qui sont bien entendu des points clés, mais ne se suffisent pas à eux-mêmes.

En effet, la phase contractuelle est fréquemment repoussée à la fin de la phase de négociation, alors que tous les autres éléments sont d’ores et déjà arrêtés. Dans cette situation, le juridique devient un point bloquant qui va retarder l’exécution du projet et pourra même aller jusqu’à y mettre fin.

Le juridique a pour réputation infondée de souvent faire obstacle à la réalisation et finalisation des projets. Il s’agit plutôt d’une incompréhension liée à la différence de langage entre nos différents métiers.

En réalité, la compétence juridique, utilisée dès la phase amont, vous permettra de disposer d’un levier utile pour la protection de vos intérêts vis-à-vis de vos partenaires, et de gagner un temps précieux dans la mise en place de votre projet.

Tous les aspects de votre projet sont interdépendants et doivent être pris en compte au cours de la négociation globale.

La contractualisation a pour objet de fixer vos obligations réciproques ainsi que les remèdes à toute situation qui pourrait mettre à mal l’exécution du projet.

Intégrer la négociation contractuelle à la négociation générale est une assurance de pouvoir mieux faire entendre vos contraintes et, notamment en tant que jeune entreprise, de pouvoir obtenir un équilibre contractuel, qu’il serait plus complexe d’atteindre en cas de contractualisation tardive, le temps jouant en la défaveur de la partie ayant le poids économique inférieur.

En tant que client, il est notamment important de prévoir des mécanismes permettant l’exécution des obligations en cas de retard (intérêts, clauses pénales) ou la sortie pour inexécution. L’intégration de ces éléments à la négociation dès la phase amont permettra à votre fournisseur ou prestataire de pouvoir prendre en compte cet aspect, et vous apportera une stabilité et fiabilité dans la préparation de votre projet.

En tant que fournisseur ou prestataire, à l’inverse, il sera dans votre intérêt de vous assurer que les clauses du contrat ne compliquent pas l’exécution de vos obligations (délais intenables, immixtion trop importante du client par des clauses d’audit ou réunions projets trop fréquentes), mais aussi que les modalités de paiement correspondent à vos besoins de trésorerie pour réaliser le projet (échéancier de paiement ou paiement une fois le projet terminé).

L’introduction du juridique en amont au sein de vos process commerciaux et opérationnels vous apportera un gain de temps sur le long terme, qui vous permettra de gagner en réactivité vis-à-vis de vos partenaires, et ajoutera une image de sérieux à votre entreprise.

Le cabinet PACAUD peut vous assister dans la contractualisation de vos projets ainsi que le suivi de la vie de vos contrats et le contract management.